Dietro le quinte: la XIX Conferenza Nazionale ICF Italia 2022

18/10/2022 • Articoli

Settembre 2021, interno bar di Roma: è lì che ci siamo incontrati, io e la Presidente ICF 2022 Caterina Carbonardi per parlare della conferenza. Circa un anno prima!

È lì che Caterina mi ha presentato la sua visione del mandato – le cinque G – che includeva il tema della Conferenza: La Gratitudine.

Il mio “dietro le quinte” riguarda la costruzione del team.

Durante i dodici mesi di lavoro per organizzare l’evento, tutti noi membri del team abbiamo agito diverse funzioni e operato i compiti necessari. All’inizio, nella fase di progettazione lavorando insieme in gruppo, e man mano che il progetto prendeva corpo, ci siamo divisi responsabilità e funzioni. Ogni tanto, su temi specifici, abbiamo anche lavorato in sottogruppi.

Nonostante le variegate modalità operative, ciascuno di noi aveva una chiara responsabilità prevalente e vorrei raccontare come è nato il team e quale è stato il ruolo originario per il quale ci siamo scelti e chiamati.

Per prime ho chiamato quelle persone con sensibilità professionale e preparazione molto diversa dalla mia, che potessero trattare il tema della Gratitudine da un punto di vista così lontano dal mio da creare un ampliamento di prospettiva come io non avrei saputo immaginare.

Ecco quindi Ivana La Pira, psicologa clinica e di comunità, psicoterapeuta di famiglia, ed Emanuela Fulli, coach olistico e Counselor umanistico-esistenziale. A loro l’incarico di stimolare la discussione, ampliare le nostre prospettive e indurre noi del team, a capire bene il tema e le sue sfaccettature (e parlare di argomenti “nobili” non le ha impedito di organizzare operativamente anche la cena dell’evento per 104 persone!).

Per la messa a terra e realizzazione dell’evento, persone con attitudini organizzative, al mio fianco ecco Massimo Borio, una lunga esperienza nel marketing e gestione di eventi, che si è occupato di tutto ciò che riguardava la comunicazione e il palco, inclusa la presentazione e moderazione della conferenza.

A definire programma e relatori abbiamo contribuito un po' tutti, ma il merito di una intera giornata di ospiti e l’ossatura del Programma va all’agenda di Alessandra Bitelli che ha contattato e coinvolto il maggior numero di relatori da Roma, dall’Italia e dall’estero.

Poi è arrivato Domenico Parlavecchio, coach e unico ingegnere del team, e questo è bastato per conferirgli la responsabilità dei conti: non solo budget control, ma soprattutto ha studiato e definito la strategia di pricing, centrando le stime di vendita dei biglietti e di incasso, dandoci la tranquillità di un conto economico in positivo – 155 presenti e 84 in streaming.

Concludo con il ricordo di un momento prezioso: un giorno, non distante da quell’incontro con Caterina al bar, ricevo ben due telefonate da persone che si offrono di aiutare, senza aspettare una mia chiamata. Sono Leonella Cardosi e Fabiola Mariotti.

Per chi come noi è impegnato in attività, ancor più se da volontario, ricevere aiuto senza dover chiamare, insistere, convincere è una bellissima sensazione! Leonella prende in carico la logistica di tutto ciò che riguarda hotel e sala conferenze. Sarà il loro unico referente, definendo dal generale al particolare ogni piccolo dettaglio.

Fabiola si incarica di seguire la produzione: prima i testi per il web e la newsletter, quindi segue la realizzazione di materiali e stampati, infine durante l’evento, sarà i'n cuffia' per garantire il contatto con tutto il pubblico connesso su Zoom.

Voglio ricordare poi quelle persone che sono state “dietro le quinte” del Team Conferenza:

📖 Quando la domanda era “ma gli altri anni come si faceva?” si chiamava MariaCristina Saraceno.

💻 Quando la domanda era “mettiamolo sul sito” si chiamava Maria Cristina Tarantino.

📝 Quando la domanda era “come facciamo?” si chiamava Isa Leone o Caterina Carbonardi.

Collaborare insieme e assumersi responsabilità e compiti individuali, questo per noi ha funzionato.

Fare il proprio e sentir chiedere all’altro “come ti posso aiutare”, questo mi ha dato soddisfazione come team leader.

Autore Giuliano Tarditi, coach PCC ICF
Team leader Conferenza 2022